メールで失敗しないための心得。
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メールも電話でも、便利だけれど、万能じゃない。
だからこそ、僕も含め、メールと電話を併用するのだと思います。
メールや電話に限らず、大切なのは、
“適切な場面で、適切なツールを使うこと“
■ メールの特性
どのツールが適切かを考える前提として、各ツールの特性を知っておく必要があります。
メールについて最近強く思うのは、次の内容です。
① 感情表現が伝わりにくいツールであること
普通に言っているつもりでも、どこか冷たく、怒っているような感じになる。
感情表現としての絵文字は、仕事では使えない。
表現を丁寧にすると、今度は長文になる。
文面に気を遣うという配慮は必要ですが、そもそも角が立ちそうな内容なら、目先の利便性を捨ててでも、電話や対面を使うべきだと思います。
② 一方通行のツールであること
メールは、”相手の反応を見ながら書く“ということができません。
その意味で、一方通行だと思います。
それ故、
・ 相手のメールを、その意図や趣旨を誤解して返信してしまう
・ ブレーキが利かず、感情的なこと、面と向かって言い辛いこと、きついことを書いてしまう
⇔対面だと、相手が怒ったり、なだめてくれる。
・ 延々と書いてしまう
・ 相手の理解度やリアクションに応じた説明ができない
⇔対面だと、相手の理解が追いついていなければ補足したり、質問してもらって補足したりできます。
という弊害もあります。
③ 感情が絡む話には向かないこと
基本的に、メールは、事務連絡向きだと思います。
他方、感情が絡むような話には向きません。
②の弊害が強く出るからです。
④ ”便利”が時に”手抜き”と思われること
例えば、謝罪のメール。
謝罪する側にとっては、便利(というか抵抗が少ない)なのですが、相手にとっては、手抜きと映ります(実際手抜きと言われても仕方ない)。
”メールでも対面でも、謝ったことに変わりはないでしょ”というのが通じないのが、人情です。
”それをメールで済ませちゃいかんでしょう”ということをメールで済まさないようにしたいものです。
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メールは便利。
ただ、万能ではない。
メールの便利な部分ばかり見てしまうと、思わぬ落とし穴にハマります。
どんなツールでも、使う人と使い方次第だと、改めて思います。
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