メールで失敗しないための心得。

■

　メールも電話でも、便利だけれど、万能じゃない。

　だからこそ、僕も含め、メールと電話を併用するのだと思います。

　メールや電話に限らず、大切なのは、

　“適切な場面で、適切なツールを使うこと“

 ■　メールの特性

　どのツールが適切かを考える前提として、各ツールの特性を知っておく必要があります。

　メールについて最近強く思うのは、次の内容です。

　①　感情表現が伝わりにくいツールであること

　普通に言っているつもりでも、どこか冷たく、怒っているような感じになる。

　感情表現としての絵文字は、仕事では使えない。

　表現を丁寧にすると、今度は長文になる。

　文面に気を遣うという配慮は必要ですが、そもそも角が立ちそうな内容なら、目先の利便性を捨ててでも、電話や対面を使うべきだと思います。

　②　一方通行のツールであること

　メールは、”相手の反応を見ながら書く“ということができません。

　その意味で、一方通行だと思います。

　それ故、

　　・　相手のメールを、その意図や趣旨を誤解して返信してしまう

　　・　ブレーキが利かず、感情的なこと、面と向かって言い辛いこと、きついことを書いてしまう

　　　　⇔対面だと、相手が怒ったり、なだめてくれる。

　　・　延々と書いてしまう

　　・　相手の理解度やリアクションに応じた説明ができない

　　　　⇔対面だと、相手の理解が追いついていなければ補足したり、質問してもらって補足したりできます。

　という弊害もあります。

　③　感情が絡む話には向かないこと

　基本的に、メールは、事務連絡向きだと思います。

　他方、感情が絡むような話には向きません。

　②の弊害が強く出るからです。

　④　”便利”が時に”手抜き”と思われること

　例えば、謝罪のメール。

　謝罪する側にとっては、便利（というか抵抗が少ない）なのですが、相手にとっては、手抜きと映ります（実際手抜きと言われても仕方ない）。

　”メールでも対面でも、謝ったことに変わりはないでしょ”というのが通じないのが、人情です。

　”それをメールで済ませちゃいかんでしょう”ということをメールで済まさないようにしたいものです。

■　

　メールは便利。

　ただ、万能ではない。

　メールの便利な部分ばかり見てしまうと、思わぬ落とし穴にハマります。

　どんなツールでも、使う人と使い方次第だと、改めて思います。

↓この記事を気に入っていただけましたらクリック(投票)お願いします