(旧)意識と行動で人生は好転する!

弁護士×プロコーチ×セミナー主催者のパラレルワーカー新井玲央奈のブログ。

メールで失敗しないための心得。

 メールも電話でも、便利だけれど、万能じゃない。

 だからこそ、僕も含め、メールと電話を併用するのだと思います。

 

 メールや電話に限らず、大切なのは、

 “適切な場面で、適切なツールを使うこと“

 

 ■ メールの特性

 どのツールが適切かを考える前提として、各ツールの特性を知っておく必要があります。

 メールについて最近強く思うのは、次の内容です。

  

 ① 感情表現が伝わりにくいツールであること

 普通に言っているつもりでも、どこか冷たく、怒っているような感じになる。

 感情表現としての絵文字は、仕事では使えない。

 表現を丁寧にすると、今度は長文になる。

 文面に気を遣うという配慮は必要ですが、そもそも角が立ちそうな内容なら、目先の利便性を捨ててでも、電話や対面を使うべきだと思います。

 

 ② 一方通行のツールであること

 メールは、”相手の反応を見ながら書く“ということができません。

 その意味で、一方通行だと思います。

 それ故、

  ・ 相手のメールを、その意図や趣旨を誤解して返信してしまう

  ・ ブレーキが利かず、感情的なこと、面と向かって言い辛いこと、きついことを書いてしまう

    ⇔対面だと、相手が怒ったり、なだめてくれる。

  ・ 延々と書いてしまう

  ・ 相手の理解度やリアクションに応じた説明ができない

    ⇔対面だと、相手の理解が追いついていなければ補足したり、質問してもらって補足したりできます。

 という弊害もあります。

  

 ③ 感情が絡む話には向かないこと

 基本的に、メールは、事務連絡向きだと思います。

 他方、感情が絡むような話には向きません。

 ②の弊害が強く出るからです。

 

 ④ ”便利”が時に”手抜き”と思われること

 例えば、謝罪のメール。

 謝罪する側にとっては、便利(というか抵抗が少ない)なのですが、相手にとっては、手抜きと映ります(実際手抜きと言われても仕方ない)。

 ”メールでも対面でも、謝ったことに変わりはないでしょ”というのが通じないのが、人情です。

 ”それをメールで済ませちゃいかんでしょう”ということをメールで済まさないようにしたいものです。

   

 

 メールは便利。

 ただ、万能ではない。

  

 メールの便利な部分ばかり見てしまうと、思わぬ落とし穴にハマります。

 どんなツールでも、使う人と使い方次第だと、改めて思います。

 

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