(旧)意識と行動で人生は好転する!

弁護士×プロコーチ×セミナー主催者のパラレルワーカー新井玲央奈のブログ。

読み手の立場に立った文書の書き方とは?

 社内外問わず色々な文書を目にしますが,「読みやすい・分かりやすい文書」というのは,間違いなく読み手の立場に立って書かれています。

 

 読み手の立場に立って,どういう構成,流れ,表現,資料等であれば迅速かつ正確に理解できるか。

 これを抑えられている文書は,非常に読みやすいです。

 

 一つの基準は,自分が書いた文書を,しばらく時間が経って読み返したときに,迅速かつ正確に理解できるか。

 

 書いているときは,資料を読んだり考えたりしているので,自分の書いた文書はよく理解できます。

 ただ,それを読む相手は,書いた本人と同じだけの状態で読めるとは限りません。

 

 しばらく時間が経って読み返した時によく理解できなければ,その文書は読み手には迅速かつ正確に理解されていない可能性が高い。

 

 授業中に書いたノートを試験前に読み返してもなんのことだか分からないというのと似ています。

 

 勉強のノートを作るコツは,

「すっかり知識を忘れてしまっているであろう未来の自分に対して講義レジュメを作ってあげるような感覚で作る」

という意識だと思います。

 

 

 話がそれましたが,読みやすい文書は,ほんのわずかな意識の差だと思うのです。

 A,B,Cという構成が考えられる。

 「どれでもいいや」ではなく,読み手の立場に立つ。

 常に,「読み手に迅速かつ正確に伝える」という目的から逆算して書かれなければならない。

 

 自分にとって楽な書き方をすると,必ずと言って良いほど,読み手に負担を与える文書になります。

 あなたが楽した分,読み手にそのツケが回るわけです。

 

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